Offre et conditions pour ouverture d'un site web

| Dans quel cas créer un site | Conditions d'utilisation | Marche à suivre pour créer un site | Quel outil pour quel usage ? | Demande d'ouverture d'un site web
 

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Dans quel cas créer un site

Chaque unité institutionnelle de l'UNIL (faculté, département, service, laboratoire, centre, etc.) peut disposer de son propre site web. Pour certains cas, comme par exemple les conférences, les projets ou les groupes de recherche, il vaut la peine de se poser la question de savoir s'il vaut mieux ouvrir un site distinct ou inclure l'information dans un site existant.

Site distinct ou site existant ?

La création d'un site représente une charge de travail plus importante que la solution qui consiste à ajouter l'information sur un site déjà existant, et de plus elle implique des délais.

La réponse à la question la question de savoir s'il vaut mieux ouvrir un site distinct ou inclure l'information dans un site existant peut varier de cas en cas, entre autres selon les pratiques en cours dans votre faculté, ou selon la portée de l'événement. Exemples:

  • Pour une conférence d'importance internationale impliquant la soumission d'abstracts et un paiement en ligne des inscriptions, un site distinct est recommandé.
  • Pour une conférence locale avec une gestion plus légère, le programme et le formulaire d'inscription peuvent figurer sur le site de l'institut qui l'organise.
  • Dans certaines facultés, tous les masters sont décrits en détail sur le site de la faculté, alors que dans d'autres facultés chaque master fait l'objet d'un site distinct.

Le Ci pourra vous conseiller sur la solution la mieux adaptée à votre cas.

Conditions d'utilisation

L'offre d'hébergement d'un site web sur les serveurs du Ci diffère de celle des hébergeurs web commerciaux sur un certain nombre de points. Elle est assortie de certaines limitations et restrictions.

Lire les conditions

1. Nécessité de disposer d'un compte informatique UNIL pour pouvoir éditer le site

Seules les personnes faisant actuellement partie de la communauté UNIL (=collaborateurs ou étudiants UNIL) peuvent éditer les sites hébergés sur nos serveurs.

2. Acceptation des demandes d'ouverture de site par le Ci

Le Ci se réserve le droit de refuser les demandes d'ouvertures de sites qu'il estime ne pouvoir rattacher à aucune des catégories admises (cf. tableau "quel outil pour quel usage"), ou de les modifier s'il l'estime nécessaire, par exemple choix du nom du site ou du type d'hébergement (Jahia/ WordPress) à utiliser.

La politique du Ci est de viser à contrôler  le nombre d'ouverture de nouveaux sites, de manière à limiter la dispersion de l'information et les coûts associés aux sites. Dans ce but, le Ci peut demander dans certains cas qu'un contenu soit ajouté à un site existant plutôt que de faire l'objet d'un nouveau site distinct. Nous appliquons notamment les restrictions suivantes :

  • Un enseignement ou un cours ne peut pas faire l'objet d'un site à lui seul. Les informations y relatives doivent figurer dans les outils prévus à cet effet (MyUNIL, Moodle) ou sur le site de l'unité organisatrice. Seule exception : entrée en matière possible pour les blogs liés à des enseignements avec participation rédactionnelle collective des étudiants.
  • Nous n'ouvrons pas de sites pour les cas suivants: associations d'alumni, publications de monographies, concours (sauf si organisé par la Direction), conférences et événements internes à l'UNIL (la portée doit être régionale, nationale ou internationale), entités externes à l'UNIL (sauf si convention de partenariat informatique avec l'UNIL).
  • Les sites de jubilés sont limités aux cas suivants : uniquement pour les facultés et la Direction, pour les multiples de 10 ou 25 ans.

3. Sites temporaires

Les sites de conférences, événements, cours d'été, expositions (qui doivent être organisés par l'UNIL), projets scientifiques, etc. ont un caractère temporaire et sont supprimés de nos serveurs 24 mois après la fin de l'événement ou du projet. Exception: le site n'est pas supprimé dans les cas où l'UNIL organise la conférence ou l'événement de manière régulière, chaque année ou tous les 2 ans.
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4. Sites personnels pour collaborateurs UNIL

Ces sites sont destinés à décrire les activités d'enseignement et recherche en complément aux outils institutionnels Unisciences et Serval. Une ouverture de site personnel ne peut être faite que pour une personne dont le contrat de travail UNIL va durer au minimum deux ans à partir de la date de la demande d'ouverture. Le site est supprimé dès lors que la personne ne dispose plus d'un compte utilisateur UNIL, cf. point 1. L'adresse d'un site personnel a toujours la forme suivante: people.unil.ch/prenomnom.

5. Noms de domaines: redirections uniquement

Tous les sites hébergés sur nos serveurs sont dans le domaine unil.ch. Si vous devez utiliser un nom de domaine autre que unil.ch pour vos opérations de communication, il vous est possible d'en acheter un à vos frais et d'établir une redirection automatique vers votre site hébergé à l'UNIL, dont l'adresse restera toujours de type www.unil.ch/...
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6. Choix de modèles graphiques, compsants et extensions: parmi ceux fournis

Pour les sites Jahia:
Seul le modèle "ligne graphique UNIL" est disponible, avec quelques variantes pour les sites interinstitutionnels et hôtes. Tous les sites disposent du même ensemble de composants: par exemple insertion d'une vidéo, galerie d'image, liste des publications, etc.
Pour les sites WordPress:
Nous mettons à disposition quelques thèmes et quelques dizaines d'extensions. Vous n'avez pas la possibilité d'en ajouter d'autres, ni d'éditer ou modifier ceux qui sont fournis. De plus, nous ne pouvons fournir aucune garantie dans le long terme de fonctionnement ou de disponibilité des thèmes et extensions mis à disposition: s'ils ne sont plus mis à jour par leurs auteurs, nous sommes contraints de les retirer de nos serveurs pour la stabilité et la sécurité de notre infrastructure.

7. Serveurs de production, et non pas de développement

Les serveurs Jahia et WordPress sur lesquels nous hébergeons vos sites constituent une infrastructure de production et non de développement. Nous ne pourrons pas y installer des thèmes ou des extensions supplémentaires que vous aurez acheté ou développé vous-même.

8. Pas d'importation de site existant

Les sites doivent impérativement être réalisés sur l’espace d’hébergement mis à disposition sur nos serveurs. Nous ne pouvons procéder à aucune importation de site ou de contenu.

Marche à suivre pour créer un site

Les étapes à suivre pour la création d'un site:

  1. demander au Ci l'ouverture du site
  2. se former en venant suivre le cours correspondant (Jahia ou WordPress)
  3. créer soi-même son site grâce aux compétences acquises lors du cours
  4. mise en production du site.

Selon la complexité du site, les délais pour suivre le cours et les ressources investies, le temps nécessaire pour l'ensemble de ces étapes peut varier de quelques semaines à quelques mois.

Les étapes en détail

Demander au Ci l'ouverture du site

La demande s'effectue au moyen d'un formulaire de demande, voir en bas de page.

Se former en venant suivre le cours Jahia ou WordPress

Le Ci organise régulièrement des cours Jahia et cours WordPress, d'une durée de 3h30 chacun.
La participation à ces cours est:

  • obligatoire pour ouvrir ou éditer un site Jahia
  • vivement recommandée pour ouvrir ou éditer un site WordPress.

Il y a souvent un délai d'attente de quelques semaines pour pouvoir les suivre => pensez à vous y inscrire assez tôt avant d'avoir à travailler sur votre site.

Créer soi-même son site

Aussi bien pendant la phase de création du site que par la suite, le helpdesk du Ci est à disposition en cas de question ou de problème.

Mise en production du site

Site Jahia:
Quand la création est terminée, il faut écrire à helpdesk@unil.ch pour demander que le site soit mis en production. Lorsque nous recevons cette demande, nous rendons le site visible par les moteurs de recherche et nous activons les statistiques de consultation.
Prévoir en général un délai d'environ 1 semaine pour l'exécution de cette demande.

Site WordPress:
Le site est visible par les moteurs de recherche dès son ouverture. Lors de sa création, vous pouvez enregistrer en mode brouillon les pages que vous ne souaitez pas les publier immédiatement. Et si vous souhaitez rendre la totalité de votre site non visible pour les visiteurs pendant sa phase de création, l'extension "Under Construction" permet de le masquer (attention: Google a parfois besoin de plusieurs semaines pour revisiter votre site et actualiser son index !).

Quel outil pour quel usage ?

Les outils mis à disposition pour la réalisation de ces sites sont 2 systèmes de gestion de sites web: Jahia ou WordPress selon le type de site à réaliser.

Jahia ou WordPress ?
  Jahia WordPress
sites institutionnels des unités et centres interdisciplinaires de l'UNIL:
facultés, instituts, départements, services, écoles, centres, centres interdisciplinaires, laboratoires, etc.
v  
sites de programmes de formation académique:
programmes de master, écoles doctorales, etc.
v  
sites de projets, produits, programmes et prestations institutionnels (de la Direction et des facultés), sites de fondations v  
sites temporaires:
conférences, événements, cours d'été, projets scientifiques, académiques, culturels, expositions etc.
(seront supprimés 24 mois après la fin de l'événement ou du projet)
  v
sites d'associations de l'UNIL reconnues par la Direction   v
sites de groupes de recherche et plateformes   v
sites personnels pour collaborateurs UNIL, pour présentation d'activités d'enseignement et recherche   v
journaux en ligne, blogs institutionnels, collections de publications   v

Demande d'ouverture d'un site web

La demande d'ouverture de site doit être faite en ligne (via les liens ci-dessous) par le responsable technique du site (= éditeur principal ) qui sera aussi la personne de contact avec le Ci.

A l'exception des sites web personnels, ce formulaire suivra, avant de parvenir au Ci, le processus automatique de validation suivant:

  1. le/la responsable éditorial-e du site (responsable du contenu du site) à mentionner dans le formulaire
  2. le/la validateur-trice au niveau faculté ou service (personne pré-désignée au sein de la faculté ou service) déjà pré-rempli dans le formulaire.

Il faut donc prévoir un certain délai pour le traitement de votre demande d'ouverture. Vous serez informé par mail à chaque étape de l'avancement de votre demande.

En parallèle, n'oubliez pas de vous inscrire assez tôt au cours Jahia.

 

Formulaire de demande d'ouverture de site web Jahia

Formulaire de demande d'ouverture de site web WordPress

Formulaire de demande d'ouverture de site web personnel

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Fax +41 21 692 22 05