Supervision de thèse

Lors de son recrutement, renseignez votre doctorant·e potentiel·le sur les grandeurs et servitudes de la préparation d’une thèse en FGSE, définissez le sujet de thèse et de recherche et explicitez vos attentes mutuelles par rapport aux travaux de recherche ; fixez-lui des objectifs dans l’optique de sa formation de jeune chercheuse/chercheur, identifiez avec lui les moyens, explicitez vos attentes spécifiques éventuelles.

Informez la/le candidat·e de l’existence du dispositif du comité de suivi de thèse et son fonctionnement (art. 14 du règlement de doctorat FGSE).

Orientez la/le candidat·e au minimum vers les documents et organes suivants :

• Règlement de doctorat FGSE en vigueur (notamment art. 4, 11, 14 & 15)
• Charte UNIL du doctorat
• Secrétariat de l'institut de rattachement (IGD, IDYST, ou ISTE)
• Secrétariat des doctorants (Décanat, FGSE)
• Service des immatriculations et inscriptions (SII)
• Graduate Campus (GC)

Orientez votre doctorant·e dans les premières démarches administratives selon sa situation (assistant·e doctorant·e, doctorant·e FNS, fonds tiers, autofinancé·e). Rendez-le attentif·ve notamment que la voie administrative académique auprès de la Faculté et du Service des immatriculations est distincte et complémentaire des démarches RH via l'institut (contrat éventuel d’assistant·e, FNS ou fonds tiers).

• Démarches académiques (PhD) : Secrétariat des doctorants au Décanat de la Faculté et Service des immatriculations et inscriptions (SII).
• Démarches RH si concerné (contrat) : secrétariat d’institut, Décanat de la Faculté et Service des ressources humaines (SRH).
• Autres aspects (Campus card, bureau, tél., photocopieuse, etc.) : secrétariat d'institut.

Pratiquement, informez votre candidat·e doctorant-e qu’elle/il doit dès le tout début du travail de thèse s’inscrire auprès du Service des immatriculations et inscriptions (SII), quel que soit son statut ou d’éventuels contrats prévus avec l'institut. L’inscription se fait en tout temps durant l’année dès le début de la thèse en tenant compte des échéances selon le semestre visé :

• 31 juillet pour le semestre d’automne qui suit,
• 30 novembre pour le semestre de printemps qui suit.

NB : pour les étudiants boursiers et autofinancés, l’inscription auprès du SII doit intervenir avant même le début de la thèse.

Après contact avec le SII, la/le candidat·e reçoit le formulaire "Attestation de thèse" qu’elle/il remplit et vous fait signer en deux exemplaires transmis au vice-doyen via le Secrétariat des doctorants du Décanat FGSE.

NB : le champ section/branche/orientation (grade final attribué) doit contenir l’une des quatre mentions suivantes: géographie, sciences de la Terre, sciences de l’environnement, études du tourisme. Ce choix peut encore changer jusqu’au colloque privé de thèse.

Le formulaire "Attestation de thèse" signé par le vice-doyen doit être envoyé au SII par le Secrétariat des doctorants pour validation finale.

NB : la/le candidat·e-doctorant·e n’obtient le statut de doctorant·e que lorsque son dossier est validé par le SII. Rendez attentif·ve votre futur doctorant·e à cette nuance importante, particulièrement pour les porteurs de titres étrangers pour lesquels la reconnaissance par le SII n’est pas toujours garantie.

Vous envisagez une codirection ou votre statut le requiert (art. 10 du règlement de doctorat FGSE). En principe au cours des douze premiers mois de la thèse, rédigez le plus tôt possible une demande de codirection avec la codirectrice/le codirecteur sous la forme d’une lettre adressée au vice-doyen, explicitant la répartition des tâches entre directrice/directeur et codirectrice/codirecteur et contresignée par votre doctorant·e. Le vice-doyen transmettra votre requête au Conseil de faculté pour décision. Pour un·e codirectrice/codirecteur externe à la faculté, joindre à la lettre de demande son CV (y compris une liste de publications à jour).

Explicitez autant que possible dès le début de la thèse à votre doctorant·e vos attentes en termes de présence, implication personnelle, périodicité de rencontres (meetings de supervision, meetings du groupe ou du laboratoire, d’Institut, ...), communication, rattachement à une école doctorale externe (CUSO, autre…), etc.

Il est de votre ressort de composer le Comité de suivi de la thèse, d’entente avec votre doctorant·e, dès que possible dans le courant de la première année (art 5.3 et 14 du règlement de doctorat FGSE). Une évolution dans le temps de cette composition peut se justifier.

Avant la fin de la première année de thèse (puis sur une base annuelle), réunissez le Comité de suivi pour que votre doctorant·e puisse présenter l’avancement de son travail (le cas échéant, tenez compte des délais RH pour les renouvellements de contrat).

Préalablement au meeting du comité de suivi, votre doctorant·e communique aux membres un rapport d’activité servant de base à la discussion lors de la séance de comité ; durant celle-ci, il présente la progression de ses travaux et ses projets futurs. Le formulaire "Rapport de suivi du comité de thèse" est conçu pour faciliter ces démarches. Veillez à coordonner la rédaction du rapport d’activité préalable par la/le doctorant·e à l’intention du comité puis, avec la/le doctorant·e, à établir le rapport de séance et leur communication au Décanat (au minimum après le meeting de fin de première année).

Rapport de séance annuel de suivi de thèse  (38 Ko)

Répondez à l’enquête annuelle du Graduate Campus vous invitant à apprécier l’évolution de la thèse. Attention :

1. La réponse à cette enquête est obligatoire.
2. Sauf situation la rendant légalement nécessaire, votre réponse à cette enquête ne déclenche pas directement d’action de la part du Graduate Campus ou de la Faculté : si vous souhaitez qu’un changement intervienne, il vous faudra engager une démarche directement auprès de la Faculté, conjointement ou ultérieurement.
3. La démarche auprès du Graduate Campus ne remplace pas le rapport annuel du Comité de suivi de la thèse à communiquer au Décanat FGSE. Les doctorant·e·s sont aussi sollicité·e·s en parallèle par formulaire par le Graduate Campus.

Difficultés en cours de thèse. Si vous rencontrez des difficultés dans l’encadrement d’un·e doctorant·e quant à sa thèse, n’attendez pas :

1. Privilégiez la discussion directe et transparente avec la/le doctorant·e sitôt que le problème apparaît (art. 15 du règlement de doctorat FGSE).
2. Gardez trace des échanges intervenus et documentez la situation, en particulier via les rapports successifs du comité de suivi de thèse.
3. Au besoin, déclenchez une séance extraordinaire du comité de suivi.
4. Si le dialogue est difficile ou rompu, exploitez les pistes suivantes :
   • Contacter informellement le Dicastère recherche de la FGSE au Décanat en tout temps, qui pourra vous orienter (vice-doyen, adjoint de faculté Recherche, Secrétariat des doctorants).
   • Si le cas le justifie, annoncez-le formellement au vice-doyen Recherche.
   • Graduate Campus peut aussi vous conseiller, orienter.
   • La/le médiateur·trice (à l’UNIL mais indépendant de celle-ci) peut aussi être approché·e dans la perspective de reconstruire le dialogue.
5. Si cela concerne la partie prestations d’assistanat uniquement (problème RH, extra-académique stricto sensu), approchez d’abord votre direction d’institut; si cela concerne un contrat FNS ou un autre fonds tiers de financement de la thèse, approchez également le vice-doyen. Le Service des ressources humaines (SRH) peut aussi vous renseigner sur les aspects contractuels ou de ressources humaines.

Un changement de discipline peut intervenir à tout moment, mais au plus tard au lancement de la procédure d’inscription au colloque privé. Un courrier avec un argumentaire, signé par la direction de thèse, par le doctorant (et éventuellement par le référent facultaire désigné) signalant cette intention doit être adressé au Secrétariat des doctorants en vue d’obtenir l’accord préalable formel du/de la Vice-doyen·enne RCQ.

Si la demande de changement est faite tardivement, au moment de la procédure initiant le colloque privé, elle doit être explicitement formulée dans la lettre de proposition de jury de thèse et ne sera valide qu’après confirmation de ce changement par le/la Vice-doyen·ne. La page de titre de la thèse est ensuite adaptée en conséquence, ainsi que la suite de la correspondance, pour éviter les confusions.

Lorsque la demande a été faite en amont de la procédure de colloque, l’accord écrit doit être intégré aux documents mentionnés sous l’article 19 du RegDoc FGSE. Aucune demande de changement de discipline pratiquée après cette échéance n’est recevable.

Dès le moment où vous autorisez le dépôt du manuscrit et la présentation de votre doctorant·e au colloque privé, soumettez au vice-doyen sous forme de courrier (ou envoi du scan) une proposition de composition du jury de thèse cosignée par la/le codirectrice/codirecteur éventuel·le et visée par votre doctorant·e, comportant les informations suivantes :

• la direction de thèse,
• la discipline dans laquelle la thèse est soutenue (en cas de changement intervenu depuis l’inscription en début de thèse, une copie de la décision du Décanat doit figurer dans les documents d’accompagnement) ; si la démarche n’a pas encore été faite mais est souhaitée et justifiée, la demande argumentée doit être faite dans ce même courrier,
• les noms de deux expert·e·s au minimum, dont en principe un membre de l’UNIL (qui peut aussi être le référent·e) et un·e expert externe à l’UNIL non impliqué·e dans le projet de thèse, pour un maximum de six personnes,
• président·e du jury (et référent·e éventuel·le) compris.

Outre les noms et prénoms, indiquez pour chacun :

• université principale de rattachement et email de chaque membre du jury de thèse ;
• date et heure pressenties (ou dates possibles) pour le colloque privé

Envoyez ce courrier au Secrétariat des doctorant·e·s à l’intention du vice-doyen, qui vous donnera confirmation de l’accord du Décanat. La présidence sera assurée par le vice-doyen Recherche ou son representant (un autre professeur). Voir les articles 17 à 21 du règlement de doctorat FGSE pour les détails touchant le colloque privé.

Envoyez un rapport électronique confidentiel sur le mémoire de thèse de votre doctorant·e au Secrétariat des doctorant·e·s, avec son appréciation, sa recevabilité et une liste (le cas échéant) des modifications demandées. Ce document et ce délai sont impératifs pour la tenue de l’examen de colloque privé. Veuillez signaler dans le rapport ou dans l’email d’accompagnement toute autre information utile pour la/le président·e du jury. Le secrétariat se charge de collecter les rapports des autres membres du jury. Ces rapports sont à la seule intention du président du jury et sont donc confidentiels (cf art. 20.4 du règlement de doctorat FGSE ).

Modifications du manuscrit, en fonction des décisions et mandats donnés par le jury en cas de corrections, veuillez vous coordonner avec votre doctorant·e au niveau des délais afin que soit pris en compte le temps nécessaire pour l’évaluation des modifications par la personne désignée (en général, vous-même) (art 22.1 règlement de doctorat FGSE).

Discutez et décidez conjointement avec le candidat et le jury de thèse la date de la soutenance publique dont l’organisation est ensuite coordonnée par le Secrétariat des doctorants.

Vous devrez être présent à la soutenance publique ainsi que la/le président·e, la/le codirectrice/codirecteur éventuel·e et un·e expert·e au moins (ou la/le référent·e à la place de cette dernière/ce dernier). En cas de force majeure, une visioconférence permettra à un ou plusieurs membres d’y assister.